SAP Condition Contract Management

Egal, ob Sie die nachträgliche Vergütung aus dem SAP SD oder MM ins CCM überführen wollen, um sich rechtzeitig auf S/4HANA vorzubereiten, oder ob Sie die neuen Möglichkeiten des CCM nutzen wollen, um Prozesse der nachträglichen Vergütung neu in Ihr SAP-System zu integrieren: Wir unterstützen Sie gerne und bringen unser Know-how ein, damit Ihre Anwendung höchsten Ansprüchen genügt. Kontaktieren Sie uns!

Ansprechpartner: Martin Santel (Martin.Santel[at]Brandt-Partner.de

Bonusabwicklung auf dem Weg von SAP ERP nach S/4HANA

SAP Condition Contract Management ersetzt die klassische SD- und MM-Bonusabwicklung

SAP Condition Contract Management (CCM) ist das neue Standardtool für die Bonusabrechnung mit SAP.

In SAP ERP stehen die Funktionen der klassischen SD-/MM-Bonusabwicklung und die Funktionen des CCM parallel zur Verfügung. In SAP S/4HANA löst das CCM den SD-/MM-Bonus endgültig ab. Die Funktionen der klassischen Bonusabwicklung sind in S/4HANA nicht mehr vorhanden.

Sofern Sie Bonusabsprachen oder nachträgliche Vergütungen im SAP-System abbilden, ist also der Umstieg auf CCM spätestens mit dem Wechsel auf S/4HANA obligatorisch.

SAP empfiehlt den Anwenderunternehmen ihre Geschäftsprozesse und IT-Landschaft bereits vor dem Wechsel auf S/4HANA zu standardisieren. Auch unsere klare Empfehlung lautet: Stellen Sie frühzeitig auf SAP CCM um und reduzieren Sie so auch den Aufwand für den Übergang auf S/4HANA.

Sie können die Konfiguration Ihres CCM einfach vom ERP System ins S/4HANA System übernehmen. Beim Wechsel auf S/4HANA haben sie dann eine Sorge weniger und nicht zuletzt profitieren Sie ab sofort von den umfangreichen Verbesserungen gegenüber dem SD-/MM-Bonus. 

Condition Contract Management oder Condition Contract Settlement?

Möglicherweise sind Sie bereits über die beiden Bezeichnungen Condition Contract Management (CCM) und Condition Contract Settlement (CCS) gestolpert und stellen sich die Frage nach dem Unterschied?

Um die Verwirrung weiter zu erhöhen, werfen wir noch die Begriffe Agenturgeschäft (Agency Business) und Abrechnungsmanagement (Settlement Management) in den Ring.

Tatsächlich stehen die verschiedenen Bezeichnungen einfach für im Wesentlichen identische Funktionalitäten im ERP bzw. im S/4HANA.

Die neue Bonusabwicklung steht unter der Bezeichnung Condition Contract Settlement (CCS) bereits im ERP zur Verfügung ab Version SAP ERP 6.0 EHP6 SP12 (wir empfehlen eine Nutzung erst ab SAP ERP 6.0 EHP7 SP10).

CCS nutzt im ERP Funktionalitäten der Komponenten LO-AB (Agenturgeschäft - eine Art dem Finanzwesen vorgelagerte Logistik-Komponente, die z.B. zur Zentralregulierung genutzt wird) sowie LO-GT-CHB (Global Trade Vergütungsmanagement). Diese Komponenten müssen im ERP über Business Functions aktiviert werden (es sind jedoch keine zusätzlichen Lizenzen nötig).

In S/4HANA wird die Bonusabwicklung als Condition Contract Management (CCM) bezeichnet. CCM gehört zur neuen Komponente Settlement Management (Abrechnungsmanagement), welche die ERP-Komponenten Agenturgeschäft und Global Trade Vergütungsmanagement zusammenfasst und ersetzt. CCM ist Teil des S/4HANA Digital Core und muss somit nicht wie im ERP aktiviert werden.

Beim Schritt von CCS zu CCM wurden kleinere Verbesserungen und Neuerungen eingeführt sowie das Customizing aufgeräumt und umstrukturiert. Außerdem wurde die Integration in die Kernprozesse punktuell verbessert.

Insgesamt unterschiedet sich das CCS in ERP aber nicht nennenswert von CCM in S/4HANA, sodass wir uns der Einfachheit halber angewöhnt haben, immer von Condition Contract Management zu sprechen – gleich ob in ERP oder in S/4HANA.

Vorteile des Condition Contract Managements

Mit SAP Condition Contract Management (CCM) können Bonus- und Provisionszahlungen oder andere Arten nachträglicher Vergütung abgewickelt werden.

Ihre Vereinbarungen mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern sollen Ihr Geschäft unterstützen. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf – mit SAP CCM ist die technische Umsetzung kein Bremsklotz mehr.

Das Modul bietet hohe Flexibilität – praktisch alle im SAP-System verfügbaren Daten können in eine Bonusvereinbarung einfließen. So können z.B. unterschiedliche Materialien, Materialgruppen oder andere Felder des Materialstamms, Verkaufsorganisationen oder andere Organisationseinheiten, Kundengruppen oder einzelne Kunden und vieles mehr als Kriterien für die Höhe eines zu gewährenden Bonus herangezogen werden. Der Bonus kann gestaffelt nach Umsatz oder Menge berechnet werden, die Höhe der Rückstellungen und des letztlich zu gewährenden Betrags lassen sich unabhängig voneinander definieren.

Sehr komplexe Vereinbarungen lassen sich im CCM klar nachvollziehbar und übersichtlich mit dem Konditionskontrakt als zentralem Einstiegs- und Pflegeobjekt abbilden. Die Benutzeroberfläche zur Kontraktpflege gewährleistet eine einfache Bedienung und es stehen Standardtransaktionen für alle üblichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Kontraktanlage-, -änderung und -abrechnung, sowie für verschiedene Auswertungen zur Verfügung.

Abrechnungsintervalle und Abrechnungstermine legen Sie beliebig fest.

Dies gilt auch für die Rückstellungsbildung: Sie können Rückstellungen z.B. wie bei der klassischen SD-Bonusabwicklung direkt aus den Fakturen heraus erzeugen, aber auch alternativ über sogenannte CCM-Delta-Rückstellungsläufe, bei denen Sie die Rückstellungsbeträge auch anhand von Umsatzstaffeln berechnen können. Oder Sie nutzen eine Kombination aus beidem!

Die Ermittlung der Umsatzdaten für die Abrechnung erfolgt direkt aus den Datenbanktabellen. Ein Aufbau von Indextabellen, wie Sie es vielleicht noch aus dem SD-/MM-Bonus kennen, ist nicht nötig. Welche Daten aus welchen Tabellen herangezogen werden, ist frei definierbar (mittels Datenbankviews oder CDS-Views). Es können auch externe Datenquellen genutzt werden.

Ferner stehen eine Vielzahl von BAdIs zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie sämtliche Abläufe im CCM modifikationsfrei auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden können.

Bei der Nutzung des SD-/MM-Bonus mangelte es an Transparenz und Übersichtlichkeit der im System abgebildeten Bonusabsprachen, die Pflege der Konditionen war bei komplizierteren Bonusabsprachen mitunter mühsam und fehleranfällig und der Flexibilität waren oft enge Grenzen gesetzt.

Probleme dieser Art gehören mit dem modernen Condition Contract Management der Vergangenheit an.

Anwendungsfälle für das Condition Contract Management

Folgende Vergütungsszenarien (und viele mehr) lassen sich komfortabel und nachvollziehbar im Condition Contract Management umsetzen.

Umsatzbasierter Kundenbonus

Sie gewähren Ihren Kunden einen prozentualen Bonus auf die getätigten Umsätze. Als Basis dienen hier die SD-Rechnungsbelege. Unterschiedliche Partnerrollen können als Bonuspartner fungieren – z.B. der Auftraggeber oder der Rechnungsempfänger.

Sie gewähren einen einheitlichen Bonus auf sämtliche Umsätze oder Sie legen die grundsätzliche Bonusrelevanz sowie unterschiedliche Bonus-Prozentsätze anhand gewisser Merkmale der verkauften Artikel fest (inklusiv oder exklusiv). Zusätzlich können Sie zielgenau einzelne Artikel ein-/ausschließen oder für einzelne Artikel die Höhe des Bonus anpassen.

Die Bonus-Prozentsätze für die verschiedenen Artikel koppeln Sie an die Erreichung gewisser Umsatzstufen. So wird z.B. der Bonus für eine gewisse Artikelgruppe erst ab einem Umsatz von 100.000 EUR gewährt und steigt mit jeden weiteren 50.000 EUR um einen Prozentpunkt. Die Höhe Ihrer Rückstellungen definieren Sie unabhängig von den eigentlichen Bonus-Prozentsätzen. So bilden Sie z.B. von Jahresbeginn an Rückstellungen, deren Höhe der erwarteten Umsatzstufe am Jahresende entspricht. Sobald der tatsächliche Umsatz die erwartete Umsatzstufe übersteigt, nutzen Sie die höheren Bonus-Prozentsätze zur Bildung der Rückstellungen – vollautomatisch, ohne dass Sie die Umsatzentwicklung im Auge behalten müssen.

Sie treffen individuelle Bonusvereinbarungen mit einzelnen Kunden und/oder Sie bieten Bonusvereinbarungen an, die für alle Kunden oder für eine bestimmte Auswahl Ihrer Kunden gültig sind.

Umsatzgemeinschaft bei umsatzbasiertem Kundenbonus

Sie gewähren einem Kunden Bonus auf die Umsätze einer gewissen Gruppe weiterer Kunden – z.B. erhält die Zentrale Bonus auf die Umsätze der Filialen.

Staffelgemeinschaft bei umsatzbasiertem Kundenbonus

Innerhalb einer gewissen Gruppe von Kunden erhält jeder Kunde Bonus auf seine eigenen Umsätze. Für die Erreichung der Umsatzstufen (und die damit verbundenen höheren Bonus-Prozentsätze) werden jedoch die summierten Umsätze der gesamten Gruppe von Kunden berücksichtigt – z.B. handelt ein Einkaufsverbund diese Vereinbarung mit Ihnen aus.

Umsatzbasierter Lieferantenbonus

Ein Lieferant gewährt Ihnen für bei ihm gekaufte Artikel einen prozentualen Bonus. Als Basis dienen hier z.B. die Bestellungen oder Eingangsrechnungen.

Bezüglich der Bonus-Prozentsätze haben Sie dieselbe Flexibilität wie beim umsatzbasierten Kundenbonus.

Mengenbasierter Bonus

Beim Kunden- und beim Lieferantenbonus können Sie anstelle von Bonus-Prozentsätzen pro Umsatz auch Bonusbeträge pro Menge oder Volumen (z.B. Stückzahl oder Liter) festlegen.

Provisionsabrechnung für Vertriebsmitarbeiter

Sie gewähren Ihren Vertriebsmitarbeitern eine Provision für deren getätigte Verkäufe (z.B. prozentual pro Umsatz oder fester Provisionsbetrag pro Stück).

Der verantwortliche Vertriebsmitarbeiter ist im SD-Rechnungsbeleg mit einer eigenen Partnerrolle hinterlegt? Dann bilden diese Belege wie im Fall des Kundenbonus die Datenbasis und der Bonusempfänger wird durch diese Partnerrolle festgelegt.

Sie haben eine eigenentwickelte Lösung zum Monitoring Ihrer Vertriebsmitarbeiter? Dann verwendet das CCM diese Daten als Grundlage der Provisionsberechnung.

Gebührenabrechnung

Beim Verkauf gewisser Artikel profitieren Sie von Marketingaktivitäten eines Partnerunternehmens. Sie haben sich mit Ihrem Geschäftspartner darauf geeinigt, pro verkauften Artikel einen bestimmten Betrag zu bezahlen.

Im Konditionskontrakt fungiert das Partnerunternehmen als Bonusempfänger und die Verkaufsbelege für die entsprechenden Artikel bilden die Basis für die Gebührenabrechnung.

Condition Contract Management im Detail

Abrechnungsprozess

Im Rahmen der Konditionskontraktabrechnung werden auf Basis definierter Umsatzdaten Bonus- oder sonstige Vergütungsansprüche berechnet und ggf. in der Finanzbuchhaltung gebucht.

 

Mehrere Konditionskontrakte für verschiedene Bonusempfänger können auf denselben Umsatzdaten basieren (im jeweiligen Kontrakt kann die Umsatzbasis nochmal auf eine Teilmenge eingeschränkt werden).

Innerhalb eines Abrechnungslaufs können mehrere Konditionskontrakte abgerechnet werden. Ein Abrechnungslauf berücksichtigt üblicherweise einen einzelnen Abrechnungstermin, an welchem für die abzurechnenden Konditionskontrakte entweder Rückstellungen oder die tatsächlich zu gewährenden Vergütungsansprüche berechnet werden. Bereits abgerechnete Beträge und aufzulösende Rückstellungen werden im Abrechnungsprogramm berücksichtigt.

Je Kontrakt werden im Rahmen eines Abrechnungslauf ein oder mehrere Belege des SAP Abrechnungsmanagements (im ERP: Agenturgeschäft) erzeugt, welche schließlich entweder unmittelbar oder in einem separaten Prozessschritt (z.B. nach erfolgter Prüfung) für die Buchhaltung freigegeben werden und dort die Erzeugung entsprechender Belege und die Buchung entsprechender Konten verursachen.

 

Architektur

Konditionskontrakt und Umsatzbasis

Die vielleicht wichtigste Neuerung des CCM gegenüber dem alten Bonusprozess ist die Einführung der sogenannten Umsatzbasis. Die Umsatzbasis besteht aus einem oder mehreren frei definierbaren CDS- oder Datenbank-Views. Als Datenquellen für die Umsatzbasis können beliebige Tabellen fungieren.

Im Konditionskontrakt, welcher die systemseitige Abbildung einer Bonus- oder sonstigen Vergütungsvereinbarung darstellt, wird die gewünschte Umsatzbasis zugeordnet und über sogenannte Umsatzselektionskriterien kann sowohl per Inklusion als auch per Exklusion gewisser Werte eine Teilmenge der Umsatzbasis definiert werden. So lässt sich auf sehr elegante und nachvollziehbare Weise die einem Konditionskontrakt zugrunde liegende Datenbasis festlegen.

Ferner wird im Konditionskontrakt der Bonusempfänger (z.B. im Falle einer Bonusvereinbarung mit einem Kunden oder einer Provisionsvereinbarung mit einem Mitarbeiter) oder allgemeiner gesprochen der Bonuspartner definiert. Bei der Abbildung einer lieferantenseitigen Bonusvereinbarung ist der Bonuspartner z.B. der Lieferant und der Bonusempfänger ist in diesem Fall Ihr eigenes Unternehmen. Aber auch partnerübergreifende Konditionskontrakte sind möglich (z.B. wenn Sie jedem Ihrer Kunden auf seine Einkäufe den gleichen Bonus gewähren).

Eine Besonderheit des CCM ist die Pflege der Bonus- und Rückstellungskonditionen (über welche Sie letztlich die Höhe der Rückstellungen bzw. zu gewährenden Vergütung festlegen) direkt im Konditionskontrakt. Natürlich haben Sie hier die Flexibilität, welche Ihnen die bekannten Konfigurationselemente Konditionstabelle und Zugriffsfolge bieten. So können Sie z.B. die Höhe des Bonus für gewisse Materialnummern (oder für jegliche andere Kriterien, die in den Umsatzdaten enthalten sind) auseinander steuern.

Außerdem werden im Konditionskontrakt ein Abrechnungskalender, Status (z.B. für einen Freigabeprozess) und weitere administrative Daten und Steuerungsdaten hinterlegt.

Abrechnungsprogramm und Kalkulationsschema

Im Rahmen des Abrechnungsprozesses ermittelt das Abrechnungsprogramm zu einem bestimmten Abrechnungstermin anhand des im Konditionskontrakt hinterlegten Abrechnungskalender die abzurechnenden Kontrakte und die Art der Abrechnung (Rückstellungen, Teilabrechnung, Endabrechnung,…).

Anhand der hinterlegten Umsatzbasis und den zugehörigen Umsatzselektionskriterien wird die für den jeweiligen Kontrakt tatsächlich relevante Umsatzbasis bestimmt und dieser Wert sowie die im Kontrakt definierten Bonus- oder Rückstellungskonditionen werden an ein spezielles Kalkulationsschema übergeben. Bei diesen Kalkulationsschemata handelt es sich um die – Ihnen vielleicht geläufigen – Schemata aus dem SD- oder MM-Modul. Sie haben hier also die entsprechende Flexibilität der Preisfindung mit u.a. Basis- und Wertformeln oder Bedingungen.

Abrechnungsbelege und Splitkriterien

Das Ergebnis der Abrechnung sind Belege des Abrechnungsmanagements, welche gemäß definierten Splitkriterien erzeugt werden. Diese Splitkriterien werden in der Umsatzbasis definiert und bestimmen, welche Felder bei abweichendem Feldinhalt einen neuen Abrechnungsbeleg (Kopf-Split) bzw. eine neue Abrechnungsbelegposition (Positions-Split) verursachen – z.B. ein Beleg je Vertriebsweg und eine Belegposition je Material. Die ermittelten Abrechnungsdaten werden gemäß dieser Splitkriterien in den Belegen aggregiert.

Abhängig vom jeweiligen Vergütungsszenario, welches Sie abbilden möchten, definieren Sie im Customizing, ob debitorisch, kreditorisch oder nur proforma (also ohne Buchung in der Finanzbuchhaltung) abgerechnet wird.

Integration Rechnungswesen

Schließlich wird (ggf. nach vorheriger Prüfung und Freigabe der Belege) aus dem Abrechnungsmanagement heraus die Erzeugung von Buchhaltungsbelegen angestoßen. Diese Art der Integration ist aus anderen SAP-Komponenten hinlänglich bekannt. Hierbei können Sie die üblichen Mechanismen der Kontenfindung nutzen (wahlweise SD- oder MM-Kontenfindung) und über eine Vielzahl von Transferregeln können Sie den Inhalt jedes beliebigen Feldes in den zu erzeugenden Belegen modifikationsfrei beeinflussen. 

 

Features

Im Folgenden eine kleine Auswahl von speziellen Funktionen und Besonderheiten des CCM:

Partnerindividuelle oder partnerübergreifende Konditionskontrakte

Bilden Sie Bonusvereinbarungen, die für mehrere oder alle Ihrer Kunden gelten, in einem einzigen Konditionskontrakt ab.

Alternativ oder zusätzlich bilden Sie individuelle Absprachen in Kontrakten ab, die nur für einen einzelnen Kunden gültig sind.

Rückstellungsauflösung / rückwirkende Korrekturen

Das Abrechnungsprogramm ermittelt stets den Bonusanspruch bzw. die Höhe der zu erzeugenden Rückstellungen für die gesamte Abrechnungsperiode und berücksichtigt die zuvor bereits gebuchten Auszahlungen oder Rückstellungen.

Ein Beispiel: Für einen Konditionskontrakt mit einem Jahr Gültigkeit haben sie im zugeordneten Abrechnungskalender hinterlegt, dass monatlich Rückstellungen gebildet werden sollen. Im Februar werden nun die im Januar bereits gebuchten Rückstellungen aufgelöst und das Abrechnungsprogramm ermittelt die Rückstellungen für die gesamten Umsätze des Jahres (Januar und Februar) erneut und bucht diese. Diese Logik zieht sich durch alle Abrechnungstermine und gilt analog auch für unterjährige Teilabrechnungen (im Rahmen derer bereits ein konkreter Bonusanspruch gebucht und ggf. ausbezahlt wird).

Dieses Prinzip sorgt dafür, dass jeder Abrechnungslauf auf dem aktuellen Datenstand aufsetzt. Änderungen z.B. an den Bonus-/Rückstellungskonditionen (die vielleicht aus Nachverhandlungen resultieren) oder auch Stammdatenänderungen (vielleicht entscheiden Sie sich verspätet, einen gewissen Artikel doch als bonusrelevant zu einzustufen) werden mit dem nächsten Abrechnungslauf rückwirkend für die gesamte Abrechnungsperiode angewandt.

Fehlerhaft Abrechnungen korrigieren sich somit praktisch von selbst, sobald Sie die Ursache des Fehlers behoben haben. Die aufwendigen und fehleranfälligen Korrekturläufe der klassischen Bonusabwicklung können somit entfallen.

Deltaabrechnung

Sie möchten die Endabrechnung Ihrer Konditionskontrakte zeitnah nach Ende des Gültigkeitszeitraums vornehmen – z.B. für eine einjährige Bonusvereinbarung in der ersten Januarwoche des Folgejahres. Nun erhalten Sie einige Rechnungen erst verspätet, die für die Bonusberechnung zu berücksichtigen wären.

Für diese Situation bietet das CCM dem im vorigen Abschnitt beschriebenen Prinzip folgend sogenannte Deltaabrechnungen an: Planen Sie Deltaabrechnungen z.B. Ende Januar und Ende Februar des folgenden Jahres ein. Das System berechnet mit den dann verfügbaren Daten den Bonusanspruch und bildet die Differenz zum im vorhergehenden Abrechnungslauf ermittelten Bonusanspruch. Diese Differenz wird dann nachträglich gebucht und ausbezahlt.

Abrechnungssperre

Für einen Konditionskontrakt können bereits Rückstellungen gebildet werden, während die Abrechnung des tatsächlichen Bonusbetrags noch gesperrt ist.

Genehmigungsprozess

Über das Statusschema kann ein Genehmigungsprozess für Konditionskontrakte eingerichtet werden.

Detaillierte Umsatzauflistung

Sie können die zu einem bestimmten Abrechnungstermin ermittelten relevanten Umsatzdaten im Detail analysieren.

Kontraktverlängerung

Verlängern Sie die Gültigkeit von Konditionskontrakten, anstatt neue Kontrakte anzulegen. Sie haben hier verschiedene Optionen – es muss nicht immer ein gesamtes Jahr sein.

Abrechnungskalender

In der Transaktion Abrechnungskalender sehen sie je nach individuellen Filterkriterien offene und/oder bereits verarbeitete Abrechnungstermine zu einem oder mehreren Konditionskontrakten.

Übersicht Konditionskontrakte und Belegfluss

Aus der übersichtlichen Listenansicht Ihrer Konditionskontrakte springen Sie direkt in die Ansicht/Pflege eines einzelnen Kontrakts und von dort navigieren Sie weiter zum Belegfluss, welcher sowohl die Belege des Abrechnungsmanagements als auch die daraus hervorgegangenen Buchhaltungsbelege anzeigt. Von dort springen Sie in die Detailansicht der einzelnen Belege.

Simulation

Eine aussagekräftige Simulation eines Abrechnungslaufs steht nicht out-of-the-box zur Verfügung, kann aber unter Verwendung eines entsprechenden BAPIs mit geringem Aufwand implementiert werden.