Condition Contract Management im Detail

Abrechnungsprozess

Im Rahmen der Konditionskontraktabrechnung werden auf Basis definierter Umsatzdaten Bonus- oder sonstige Vergütungsansprüche berechnet und ggf. in der Finanzbuchhaltung gebucht.

 

Mehrere Konditionskontrakte für verschiedene Bonusempfänger können auf denselben Umsatzdaten basieren (im jeweiligen Kontrakt kann die Umsatzbasis nochmal auf eine Teilmenge eingeschränkt werden).

Innerhalb eines Abrechnungslaufs können mehrere Konditionskontrakte abgerechnet werden. Ein Abrechnungslauf berücksichtigt üblicherweise einen einzelnen Abrechnungstermin, an welchem für die abzurechnenden Konditionskontrakte entweder Rückstellungen oder die tatsächlich zu gewährenden Vergütungsansprüche berechnet werden. Bereits abgerechnete Beträge und aufzulösende Rückstellungen werden im Abrechnungsprogramm berücksichtigt.

Je Kontrakt werden im Rahmen eines Abrechnungslauf ein oder mehrere Belege des SAP Abrechnungsmanagements (im ERP: Agenturgeschäft) erzeugt, welche schließlich entweder unmittelbar oder in einem separaten Prozessschritt (z.B. nach erfolgter Prüfung) für die Buchhaltung freigegeben werden und dort die Erzeugung entsprechender Belege und die Buchung entsprechender Konten verursachen.

 

Architektur

Konditionskontrakt und Umsatzbasis

Die vielleicht wichtigste Neuerung des CCM gegenüber dem alten Bonusprozess ist die Einführung der sogenannten Umsatzbasis. Die Umsatzbasis besteht aus einem oder mehreren frei definierbaren CDS- oder Datenbank-Views. Als Datenquellen für die Umsatzbasis können beliebige Tabellen fungieren.

Im Konditionskontrakt, welcher die systemseitige Abbildung einer Bonus- oder sonstigen Vergütungsvereinbarung darstellt, wird die gewünschte Umsatzbasis zugeordnet und über sogenannte Umsatzselektionskriterien kann sowohl per Inklusion als auch per Exklusion gewisser Werte eine Teilmenge der Umsatzbasis definiert werden. So lässt sich auf sehr elegante und nachvollziehbare Weise die einem Konditionskontrakt zugrunde liegende Datenbasis festlegen.

Ferner wird im Konditionskontrakt der Bonusempfänger (z.B. im Falle einer Bonusvereinbarung mit einem Kunden oder einer Provisionsvereinbarung mit einem Mitarbeiter) oder allgemeiner gesprochen der Bonuspartner definiert. Bei der Abbildung einer lieferantenseitigen Bonusvereinbarung ist der Bonuspartner z.B. der Lieferant und der Bonusempfänger ist in diesem Fall Ihr eigenes Unternehmen. Aber auch partnerübergreifende Konditionskontrakte sind möglich (z.B. wenn Sie jedem Ihrer Kunden auf seine Einkäufe den gleichen Bonus gewähren).

Eine Besonderheit des CCM ist die Pflege der Bonus- und Rückstellungskonditionen (über welche Sie letztlich die Höhe der Rückstellungen bzw. zu gewährenden Vergütung festlegen) direkt im Konditionskontrakt. Natürlich haben Sie hier die Flexibilität, welche Ihnen die bekannten Konfigurationselemente Konditionstabelle und Zugriffsfolge bieten. So können Sie z.B. die Höhe des Bonus für gewisse Materialnummern (oder für jegliche andere Kriterien, die in den Umsatzdaten enthalten sind) auseinander steuern.

Außerdem werden im Konditionskontrakt ein Abrechnungskalender, Status (z.B. für einen Freigabeprozess) und weitere administrative Daten und Steuerungsdaten hinterlegt.

Abrechnungsprogramm und Kalkulationsschema

Im Rahmen des Abrechnungsprozesses ermittelt das Abrechnungsprogramm zu einem bestimmten Abrechnungstermin anhand des im Konditionskontrakt hinterlegten Abrechnungskalender die abzurechnenden Kontrakte und die Art der Abrechnung (Rückstellungen, Teilabrechnung, Endabrechnung,…).

Anhand der hinterlegten Umsatzbasis und den zugehörigen Umsatzselektionskriterien wird die für den jeweiligen Kontrakt tatsächlich relevante Umsatzbasis bestimmt und dieser Wert sowie die im Kontrakt definierten Bonus- oder Rückstellungskonditionen werden an ein spezielles Kalkulationsschema übergeben. Bei diesen Kalkulationsschemata handelt es sich um die – Ihnen vielleicht geläufigen – Schemata aus dem SD- oder MM-Modul. Sie haben hier also die entsprechende Flexibilität der Preisfindung mit u.a. Basis- und Wertformeln oder Bedingungen.

Abrechnungsbelege und Splitkriterien

Das Ergebnis der Abrechnung sind Belege des Abrechnungsmanagements, welche gemäß definierten Splitkriterien erzeugt werden. Diese Splitkriterien werden in der Umsatzbasis definiert und bestimmen, welche Felder bei abweichendem Feldinhalt einen neuen Abrechnungsbeleg (Kopf-Split) bzw. eine neue Abrechnungsbelegposition (Positions-Split) verursachen – z.B. ein Beleg je Vertriebsweg und eine Belegposition je Material. Die ermittelten Abrechnungsdaten werden gemäß dieser Splitkriterien in den Belegen aggregiert.

Abhängig vom jeweiligen Vergütungsszenario, welches Sie abbilden möchten, definieren Sie im Customizing, ob debitorisch, kreditorisch oder nur proforma (also ohne Buchung in der Finanzbuchhaltung) abgerechnet wird.

Integration Rechnungswesen

Schließlich wird (ggf. nach vorheriger Prüfung und Freigabe der Belege) aus dem Abrechnungsmanagement heraus die Erzeugung von Buchhaltungsbelegen angestoßen. Diese Art der Integration ist aus anderen SAP-Komponenten hinlänglich bekannt. Hierbei können Sie die üblichen Mechanismen der Kontenfindung nutzen (wahlweise SD- oder MM-Kontenfindung) und über eine Vielzahl von Transferregeln können Sie den Inhalt jedes beliebigen Feldes in den zu erzeugenden Belegen modifikationsfrei beeinflussen. 

 

Features

Im Folgenden eine kleine Auswahl von speziellen Funktionen und Besonderheiten des CCM:

Partnerindividuelle oder partnerübergreifende Konditionskontrakte

Bilden Sie Bonusvereinbarungen, die für mehrere oder alle Ihrer Kunden gelten, in einem einzigen Konditionskontrakt ab.

Alternativ oder zusätzlich bilden Sie individuelle Absprachen in Kontrakten ab, die nur für einen einzelnen Kunden gültig sind.

Rückstellungsauflösung / rückwirkende Korrekturen

Das Abrechnungsprogramm ermittelt stets den Bonusanspruch bzw. die Höhe der zu erzeugenden Rückstellungen für die gesamte Abrechnungsperiode und berücksichtigt die zuvor bereits gebuchten Auszahlungen oder Rückstellungen.

Ein Beispiel: Für einen Konditionskontrakt mit einem Jahr Gültigkeit haben sie im zugeordneten Abrechnungskalender hinterlegt, dass monatlich Rückstellungen gebildet werden sollen. Im Februar werden nun die im Januar bereits gebuchten Rückstellungen aufgelöst und das Abrechnungsprogramm ermittelt die Rückstellungen für die gesamten Umsätze des Jahres (Januar und Februar) erneut und bucht diese. Diese Logik zieht sich durch alle Abrechnungstermine und gilt analog auch für unterjährige Teilabrechnungen (im Rahmen derer bereits ein konkreter Bonusanspruch gebucht und ggf. ausbezahlt wird).

Dieses Prinzip sorgt dafür, dass jeder Abrechnungslauf auf dem aktuellen Datenstand aufsetzt. Änderungen z.B. an den Bonus-/Rückstellungskonditionen (die vielleicht aus Nachverhandlungen resultieren) oder auch Stammdatenänderungen (vielleicht entscheiden Sie sich verspätet, einen gewissen Artikel doch als bonusrelevant zu einzustufen) werden mit dem nächsten Abrechnungslauf rückwirkend für die gesamte Abrechnungsperiode angewandt.

Fehlerhaft Abrechnungen korrigieren sich somit praktisch von selbst, sobald Sie die Ursache des Fehlers behoben haben. Die aufwendigen und fehleranfälligen Korrekturläufe der klassischen Bonusabwicklung können somit entfallen.

Deltaabrechnung

Sie möchten die Endabrechnung Ihrer Konditionskontrakte zeitnah nach Ende des Gültigkeitszeitraums vornehmen – z.B. für eine einjährige Bonusvereinbarung in der ersten Januarwoche des Folgejahres. Nun erhalten Sie einige Rechnungen erst verspätet, die für die Bonusberechnung zu berücksichtigen wären.

Für diese Situation bietet das CCM dem im vorigen Abschnitt beschriebenen Prinzip folgend sogenannte Deltaabrechnungen an: Planen Sie Deltaabrechnungen z.B. Ende Januar und Ende Februar des folgenden Jahres ein. Das System berechnet mit den dann verfügbaren Daten den Bonusanspruch und bildet die Differenz zum im vorhergehenden Abrechnungslauf ermittelten Bonusanspruch. Diese Differenz wird dann nachträglich gebucht und ausbezahlt.

Abrechnungssperre

Für einen Konditionskontrakt können bereits Rückstellungen gebildet werden, während die Abrechnung des tatsächlichen Bonusbetrags noch gesperrt ist.

Genehmigungsprozess

Über das Statusschema kann ein Genehmigungsprozess für Konditionskontrakte eingerichtet werden.

Detaillierte Umsatzauflistung

Sie können die zu einem bestimmten Abrechnungstermin ermittelten relevanten Umsatzdaten im Detail analysieren.

Kontraktverlängerung

Verlängern Sie die Gültigkeit von Konditionskontrakten, anstatt neue Kontrakte anzulegen. Sie haben hier verschiedene Optionen – es muss nicht immer ein gesamtes Jahr sein.

Abrechnungskalender

In der Transaktion Abrechnungskalender sehen sie je nach individuellen Filterkriterien offene und/oder bereits verarbeitete Abrechnungstermine zu einem oder mehreren Konditionskontrakten.

Übersicht Konditionskontrakte und Belegfluss

Aus der übersichtlichen Listenansicht Ihrer Konditionskontrakte springen Sie direkt in die Ansicht/Pflege eines einzelnen Kontrakts und von dort navigieren Sie weiter zum Belegfluss, welcher sowohl die Belege des Abrechnungsmanagements als auch die daraus hervorgegangenen Buchhaltungsbelege anzeigt. Von dort springen Sie in die Detailansicht der einzelnen Belege.

Simulation

Eine aussagekräftige Simulation eines Abrechnungslaufs steht nicht out-of-the-box zur Verfügung, kann aber unter Verwendung eines entsprechenden BAPIs mit geringem Aufwand implementiert werden.

 

Ihr Ansprechpartner: Martin Santel (Martin.Santel[at]Brandt-Partner.de

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